Vous vous demandez comment devenir secrétaire ? Pour répondre à cette question, il est indispensable de vous en poser quantité d’autres préalables. Par exemple, pour déterminer dans quel domaine vous souhaitez exercer… Car il n’y a pas un métier de secrétaire, mais bien plusieurs (même si les formations se recoupent la plupart du temps) ! Par conséquent, voici la liste des 5 choses à savoir avant de vous lancer comme secrétaire, que ce soit pour faire carrière ou pour décrocher un job ponctuel.
1. Secrétaire et assistante, c’est un peu (beaucoup) le même métier
Que vous vous demandiez « comment devenir secrétaire » ou « comment devenir assistante », c’est en réalité la même chose. On utilise indifféremment les deux termes pour désigner des missions identiques. Ainsi, la secrétaire (ou assistante) est généralement le premier interlocuteur auquel ont affaire les collaborateurs d’une entreprise aussi bien que les clients, les fournisseurs et autres partenaires. Dans tous les cas de figure, et quel que soit le secteur dans lequel elle exerce, la secrétaire est chargée de :
- Classer les documents et les dossiers,
- Préparer et mettre en forme les documents et les informations,
- Faire le lien entre plusieurs services,
- Répondre au téléphone,
- Faire le tri parmi les personnes qui la contactent,
- Gérer les rendez-vous,
- Trier le courrier,
- Etc.
Avant de savoir comment devenir secrétaire, il est donc essentiel de comprendre que le métier est « multifonctions », et que ses attributions ne sont pas forcément les mêmes suivant le service auquel vous êtes rattachée. Ce côté « multitâche » est à la fois un avantage… et potentiellement un inconvénient ! (Voir à ce sujet notre article comparatif des bons et des mauvais aspects du métier.) En tout état de cause, ces attributions se recoupent avec celle de l’assistante.
2. Il est possible d’exercer comme secrétaire dans de nombreux secteurs
En elle-même, la question de savoir comment devenir secrétaire n’a pas beaucoup de sens. On vous répondra sans doute : « secrétaire, oui, mais dans quel domaine ? ». Car il y a presque autant de postes de secrétaire qu’il existe de secteurs dans lesquels vous pouvez travailler. Pour ne citer que les métiers du secrétariat les plus courants, vous pouvez devenir :
- Secrétaire dans une entreprise (assistante d’un directeur – on parle alors d’assistante de direction –, d’un manager, d’un commercial… Dans tous les domaines possibles et imaginables) ;
- Secrétaire dans l’administration (au sein d’une institution, d’une collectivité locale, d’une administration, d’une mairie, etc.) ;
- Secrétaire comptable ;
- Secrétaire juridique (au sein d’un cabinet d’avocats ou de juristes) ;
- Secrétaire médicale (dans un cabinet de médecin, un centre de radiologie, un laboratoire d’analyses…).
Bien que les missions se recoupent souvent, elles peuvent évoluer en fonction du type de poste, tout comme le salaire qui ne sera pas le même dans l’administration ou dans une grande entreprise. En outre, la réponse à la question de savoir comment devenir secrétaire ne sera pas la même selon le secteur choisi.
3. Certains métiers du secrétariat sont plus aisément accessibles que d’autres
Il est important de déterminer dans quel secteur vous souhaitez exercer comme assistante avant d’aller plus loin. Car, aux questions de savoir « comment devenir secrétaire médicale » ou « comment devenir secrétaire administrative », les réponses ne seront pas tout à fait les mêmes.
Prenons trois exemples :
- Pour devenir secrétaire dans une entreprise, il est préférable d’avoir suivi une formation dédiée. Si un BEP spécialisé dans les métiers du secrétariat peut suffire, les recruteurs demandent de plus en plus souvent des diplômes de niveau Bac et au-delà, jusqu’à Bac +3. À ce titre, un BTS, un DUT ou une licence peuvent faciliter votre recrutement.
- Pour devenir secrétaire médicale, une formation spécifique est indispensable. Elle est prodiguée par des organismes privés et peut durer jusqu’à une année complète, avec un stage de plusieurs semaines.
- Pour devenir secrétaire administrative, aucune formation particulière n’est exigée. Par contre, il est nécessaire d’obtenir un concours administratif, et pour cela de répondre à des conditions d’accès drastiques (être de nationalité française ou citoyen européen, jouir de ses droits civiques, etc.).
Vous le voyez : en soi, l’interrogation « comment devenir secrétaire » n’a que peu de sens, puisque chaque secteur est accessible au gré d’un parcours différent. Lisez l’article consacré à la formation pour en savoir plus.
4. Les recruteurs privilégient la qualité des profils
Les diplômes et les formations sont indispensables en fonction du secteur visé. Mais à eux seuls, ils ne suffisent pas : ce ne sont que des sésames permettant de convaincre les recruteurs d’étudier votre candidature. En ce sens, savoir comment devenir secrétaire, c’est aussi prendre conscience du fait que les employeurs sont plus attentifs à la qualité des profils qu’à la longueur du CV.
Cela, en raison de la pluralité des attributions du métier et de la variété des qualités demandées. Les profils les plus séduisants, aux yeux des recruteurs, sont donc ceux des candidats faisant preuve d’une excellente culture générale, d’une très bonne capacité d’adaptation et d’une grande vivacité d’esprit. La souplesse est également très appréciée. En ce sens, une postulante de niveau Bac, mais dotée de toutes les qualités attendues, sera toujours en position de force par rapport à une concurrente justifiant d’un meilleur bagage universitaire, mais moins impliquée.
Par ailleurs, les employeurs peuvent se montrer méfiants au regard des candidates très diplômées et/ou trop qualifiées. Car diplômes et qualifications s’accompagnent souvent de prétentions salariales plus élevées et d’ambitions plus importantes. Savoir comment devenir secrétaire, c’est donc, aussi, savoir adapter son profil à l’employeur et à la situation. Pensez-y au moment de rédiger votre lettre de motivation !
5. Savoir comment devenir secrétaire, c’est d’abord savoir comment chercher le poste qui vous correspond
Il existe plus de 750 000 postes de secrétaire dans toute la France (avec, par ailleurs, une prédominance féminine écrasante : près de 97 %). Environ 15 % de ces femmes ont fait le choix de devenir assistantes de direction, c’est-à-dire de travailler directement sous la houlette d’un directeur ou d’un chef d’entreprise. Cette forme de spécialisation est plus enrichissante et ouvre la voie à plus d’évolutions, mais elle est aussi plus exigeante et fait reposer sur la secrétaire plus de responsabilités.
En résumé : à vous de choisir le domaine, puis le poste, qui vous correspond le mieux !