Les métiers de l’accueil se déclinent en une large gamme de postes différents. Vous pouvez ainsi prendre en charge l’accueil au sein d’un aéroport, d’une société, d’une association ou bien encore à l’occasion d’un grand salon événementiel. De leur côté, certaines grandes entreprises font face au quotidien à une multitude d’appels provenant de l’extérieur, et doivent en parallèle transmettre les appels entre les différents collaborateurs. Et c’est là qu’entre en scène l’hôtesse d’accueil standardiste. Vous songez à vous orienter vers ce métier ? Voici ses principales missions pour vous guider dans votre choix.
Hôtesse d’accueil standardiste : en savoir plus sur le métier
L’hôtesse d’accueil standardiste assure d’une part la réception des appels externes, c’est-à-dire de toutes les personnes qui entrent en contact avec l’entreprise pour parler à un collaborateur précis ou bien obtenir une information. Elle prend également en charge les appels internes, permettant aux collaborateurs de communiquer les uns avec les autres ou bien de se laisser des messages.
En fonction de l’entreprise pour laquelle elle travaille (secteur public ou secteur privé), l’hôtesse d’accueil standardiste peut d’une part uniquement consacrer son temps de travail à la réception des appels externes et internes, ou bien assurer en parallèle l’accueil physique du public et certaines tâches de secrétariat.
Voici un résumé des principales missions d’une hôtesse d’accueil standardiste :
- Prise en charge des appels provenant de l’extérieur et transfert vers l’interlocuteur souhaité
- Transmission de certaines infirmations directement depuis le standard aux clients, partenaires ou bien aux particuliers
- Mise en attente en cas d’appels soutenus
- Gestion des communications entre les différents collaborateurs en interne
- Prise de messages et transfert de ces derniers aux personnes concernées dans l’entreprise
- Dans certains cas, prise en charge de l’accueil physique : information, orientation, prise de messages, gestion du temps d’attente avant un rendez-vous, etc.
- Dans certains cas, prise en charge de tâches de secrétariat (gestion d’agendas, prise de rendez-vous, mise à jour de fichiers informatiques, etc.)
Quelles sont les qualités attendues chez une hôtesse d’accueil standardiste ?
L’hôtesse d’accueil standardiste occupe une place très importante dans l’entreprise. Elle est très souvent la première interlocutrice des personnes qui contactent la société. Il est donc essentiel qu’elle ait une parfaite connaissance de l’entreprise pour laquelle elle travaille, de ses missions, de son fonctionnement et de ses objectifs. Elle doit toujours être en mesure de donner des informations claires et précises.
Il est attendu d’une hôtesse d’accueil standardiste qu’elle s’exprime poliment, avec un ton qui évoque la disponibilité et l’enthousiasme. Elle est en effet l’incarnation vocale de l’entreprise pour laquelle elle travaille. Dans le cadre où elle assure également l’accueil physique des visiteurs, la standardiste doit aussi avoir une bonne présentation, tout comme être souriante.
L’hôtesse standardiste doit aussi faire preuve d’organisation et avoir une bonne mémoire. Elle doit rapidement transférer les appels dans le cas où le standard est saturé, et doit retenir les informations communiquées pour laisser les messages aux collaborateurs. Il est aussi recommandé d’être polyvalente pour exercer ce métier, surtout si vous êtes amenée à prendre en charge l’accueil physique et des tâches de secrétariat.
Quelle formation pour devenir hôtesse d’accueil standardiste ?
Il n’existe pas de formation spécifique pour devenir hôtesse d’accueil standardiste. Cependant, vous optimisez vos chances en faisant le choix d’un cursus en lien avec l’accueil ou bien encore le secrétariat.
Les employeurs s’orientent en général vers des personnes bénéficiant d’un niveau équivalent à Bac+2, et pour le secteur public, il faut savoir que le poste est accessible sur concours.