Face à une multitude de tâches, d’appels mais aussi de transmission d’appels entre les différents collaborateurs au quotidien, les entreprises ont donc besoin de faire appel à des personnes extérieures à l’entreprise et notamment des standardistes.
Le rôle d’une standardiste en entreprise
Dans une entreprise, l’hôtesse d’accueil standardiste doit assurer la réception des appels externes, c’est-à-dire de toutes les personnes désirantes entre en contact avec l’entreprise dans le but d’obtenir une information ou de parler à une personne bien précise de l’entreprise. L’hôtesse standardiste doit également prendre en charge les nombreux appels internes au cours d’une journée afin de permettre aux collaborateurs de l’entreprise de pouvoir communiquer entre eux ou bien laisser des messages. Sachez également qu’en fonction du type d’entreprise pour laquelle travaille l’hôtesse standardiste (privée ou publique), cette dernière peut uniquement consacrer son temps de travail à la réception des appels externes et internes tandis qu’en parallèle de ce travail, elle peut également assurer l’accueil physique des visiteurs ainsi que certaines tâches de secrétariat.
Les différentes missions d’une standardiste en entreprise
Après avoir évoqué le rôle d’une standardiste au sein d’une entreprise, voici les principales missions que peut avoir une standardiste :
- La prise en charge d’appels provenant de l’extérieur qui nécessitent un transfert vers l’interlocuteur désiré.
- La transmission de certaines informations aux clients, partenaires mais également aux particuliers.
- La mise en attente en cas d’appels soutenus.
- La gestion des communications entre les différents collaborateurs au sin de l’entreprise.
- La prise de messages ainsi que le transfert des appels vers les personnes concernées.
- Dans certaines situations, la standardiste en entreprise peut être chargée de la prise en charge de l’accueil physique comme informer, orienter, prendre des messages gérer le temps d’attente avant un rendez-vous…
- Il se peut également que dans certaines situations, la standardiste d’entreprise doit prendre en charge des tâches de secrétariat comme la gestion d’agence, la prise de rendez-vous ou encore la mise à jour de fichiers informatiques.
Avoir les qualités nécessaires pour ce poste
La standardiste d’entreprise occupe un rôle clé au sein d’une société. En effet, c’est très souvent la première personne vue par les visiteurs lorsque ces dernières pénètrent dans l’entreprise. C’est elle aussi qui se doit d’être courtoise, aimable et poli lors de la réception de coups de téléphone. La standardiste d’entreprise doit notamment pouvoir donner une belle image de la société, ce qui fait d’elle un pion essentiel dans la vie d’une entreprise. Par ailleurs, afin d’être remarquée par les responsables du recrutement dans une entreprise, la standardiste doit parfaitement connaître la société pour laquelle elle postule. Elle se doit de connaître les missions, le fonctionnement de la société ainsi que les objectifs qui pourront lui être confiés. La standardiste d’entreprise doit toujours être en mesure de donner des informations claires et précises aux visiteurs mais également aux différentes personnes qu’elle pourra voir au téléphone. Par ailleurs et c’est un point très important pour se faire remarquer afin d’obtenir un poste. Il est nécessaire que l’hôtesse d’accueil standardiste s’exprime poliment avec un ton évoquant la disponibilité ainsi que l’enthousiasme. Elle doit être l’incarnation vocale de l’entreprise pour laquelle elle travaille. Enfin, dans le cadre où la standardiste d’entreprise doive s’occuper de l’accueil physique des visiteurs, elle doit avoir une bonne présentation ainsi que le sourire. Sachez également que pour se faire remarquer, l’hôtesse doit faire preuve d’une organisation sans faille ainsi que d’une mémoire à toute épreuve. Afin de pouvoir exercer ce métier, il est demandé une grande polyvalence afin de pouvoir prendre en charger l’accueil des visiteurs ainsi que réaliser des tâches de secrétariat.
